Teams Aufzeichnung funktioniert nicht
Die Aufzeichnungen in Teams haben einen schwierigen Stand, speziell in der Schweiz und in Deutschland. Es hat leider bei vielen Kunden nicht geklappt, dies wegen verschiedenen Problemen. Anbei findet ihr zwei Lösungswege und den Hintergrund zu der Thematik.
Hintergrund
Microsoft 365 speichert seine verschiedenen Daten wie Exchange, OneDrive und SharePoint möglichst nahe beim Kunden. Dafür wird die Rechnungsadresse des Kunden benutzt. Nun ist es aber so, dass nicht jeder Service an jedem Standort verfügbar ist. Konkret auf die Schweiz bezogen kann dies heissen, dass die Exchange-, SharePoint- und Teams-Daten in der Schweiz liegen, die Stream-Daten nicht. Da Teams aber seine Recording-Daten standardmässig im internen Streaming-Dienst Stream speichern möchte, kommt dies aufgrund von Datenhaltungsgründen zu Problemen.
Vorabklärungen
Zuerst müssen der Meeting-Organisator und die Person, welche das Meeting aufzeichnen möchte, folgende Bedingungen erfüllen:
- Office365 E1/E3/E5, A1/A3/A5, M365 Business Premium/Standard oder Business Basic Lizenz zugewiesen haben und Stream als Feature muss für den Benutzer aktiviert sein.
- Der Aufzeichner kann nur aufzeichnen, falls das Meeting von einer ArbeitskollegIn initiert wurde. Er kann dies nicht machen, wenn das Meeting von extern organisiert wurde.
- Der Admin hat in den Teams Meeting Richtlinien das Cloud-Recording aktiviert.
- Der Aufzeichner muss bereits einmal Stream geöffnet haben.
Es gibt noch 2-3 weitere Voraussetzungen, welche jedoch explizit vom Admin geändert werden müssen. Die volle Liste der Voraussetzungen sind hier zu finden:
Teams cloud meeting recording – Microsoft Teams | Microsoft Docs
Voraussetzungen erfüllt, aber es klappt nicht?
Haben Sie die Voraussetzungen erfüllt, jedoch klappt es noch immer nicht? Das Problem liegt beim Speicherort von Stream bzw. Teams. Wenn Teams und Stream in unterschiedlichen geographischen Regionen gespeichert werden, klappt das Recording nicht.
Es gibt nun 2 Lösungsansätze bezüglich dem Datenspeicherort – beide benötigen PowerShell. Anbei ein Link, wie man sich per PowerShell in Teams einloggt:
Install Microsoft Teams PowerShell – Microsoft Teams | Microsoft Docs
Option 1 – Speichern von Aufzeichnungen in Microsoft Stream
Einerseits gibt es seit einigen Monaten die Möglichkeit, Stream weiterhin zu nutzen, auch wenn die Daten in einer anderen Lokalität liegen.
Dies wird mit folgendem Befehl erreicht:
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowCloudRecording $true -AllowRecordingStorageOutsideRegion $true
Dieser Befehl lässt alle Benutzer die Aufzeichnung von Teams zu (solange die Voraussetzungen erfüllt wurden), andererseits ermöglicht dieser Befehl Teams die Aufzeichnung in einer anderen Region zu speichern. Somit funktionieren die Recordings. Jedoch kann dies in Zukunft zu Problemen führen – angenommen, die Daten des Dienstes Stream kommen in die Schweiz, dann werden diese nicht mittransferiert. Daher werfen wir nun einen Blick auf die zweite Möglichkeit.
Option 2 – Speichern der Aufzeichnungen in OneDrive for Business
Als etwas neuere Alternative gibt es nun die Möglichkeit, Teams-Aufzeichnungen in das OneDrive des Recorders zu speichern.
Den aktuellen Stand kann man folgendermassen herausfinden:
Nun brauchen wir folgenden Befehl:
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -RecordingStorageMode “OneDriveForBusiness”
Mit diesem Befehl werden alle Benutzer, welche die Globale Teams Meeting Policy nutzen, ihre Aufzeichnungen ins OneDrive for Business des Aufzeichners machen.
Ein kurzer Test meinerseits hat gezeigt, dass dies problemlos geklappt hat, jedoch ist ein Restart des Clients notwendig – ein Teams-Restart hat nicht genügt.
Benefits
Das Speichern der Daten ins OneDrive hat einige Benefits. Es können Features wie Retention Policies, Sharing-Einstellungen und Berechtigungen einfacher gesetzt werden. Für grössere Firmen ist noch relevant, dass OneDrive Multi-Geo-Support unterstützt, was Stream so nicht kennt.
Es wird sogar explizit gesagt, dass die Daten nicht mehr nach Microsoft Stream fliessen sollen – ab 7. Juli 2021 werden alle Meetings ins OneDrive for Business gespeichert.
Fazit
Grundsätzlich, falls das Aufzeichnungs-Feature von Teams benötigt wird, ist es empfehlenswert dieses aus OneDrive for Business zu setzen. Eigentlich sollte dies automisch gemacht werden, siehe hier. Leider scheint dies nicht immer zu klappen, somit geht dies mit dem einfachen PowerShell Befehl sehr einfach. Meiner Meinung nach ist dies ein grosser Fortschritt und hilft auch dem Benutzer – so muss er eine Datenquelle weniger im Hinterkopf behalten, sondern kann nur im OneDrive in den Ordner «Aufnahmen» gehen. Jedoch könnte ich mir vorstellen, dass dies mit der Zeit unübersichtlich wird.
